Paola Camargo | Directora Nacional de Gestión Humana |

Cómo logramos alinear los pronósticos de tráfico con los cuadros de turnos.

Paola es Directora de Gestión Humana desde hace 6 años para la franquicia de MNG en Colombia. Sus labores se enfocan en garantizar que los procesos a nivel corporativo y los proyectos que surjan como necesidad del negocio puedan llevarse a cabo de cara a la marca, además de generar buenas prácticas que se puedan replicar a lo largo de toda la empresa.

“Antes de conocer a Clonk teníamos la necesidad de poder identificar problemas a través de los datos y plantear mejoras para tomar decisiones referentes a la programación de las mallas horarias”. Determinar la cantidad de personas que se necesitan en un punto de venta para dar una respuesta óptima al comportamiento esperado en cuanto al número de visitantes, los horarios de apertura, los eventos, y el presupuesto entre otras variables que siempre afectan la estimación de la planta de personal.

“No contábamos con una herramienta y lo hacíamos de manera intuitiva y manual guiándonos por los históricos”, por ejemplo si el año pasado tuvimos un evento comercial para el día de la madre y tuvimos 4 vendedores, este año vamos a poner una persona adicional porque hay que garantizar el cumplimiento del presupuesto y queremos crecer versus el año pasado, pero no había claridad si ese vendedor adicional debía ser contratado por tiempo parcial o si resultaba mejor traer una persona de otra tienda, no teníamos un sistema que permitiera almacenar datos para poder tomar decisiones basadas en el análisis.

El problema se resume en que se cargaba con una alta operatividad a la fuerza de ventas a sabiendas de que podía ser diferente y ayudarles a liberar tiempo para enfocarse en el “core” del negocio que es la venta. No generarles desgaste con actividades operativas como enviar los horarios y estar cambiando programaciones teniendo en cuenta que viene un evento, además de tener que garantizar el cumplimiento de un presupuesto, era uno de nuestros objetivos.

Muchos de los administradores no contaban con las bases para poder decidir el número de personas que requerirán para cumplir su presupuesto, a veces se excedían pidiendo personal y no se cumplían las ventas, ocasionando disminución en el retorno de la inversión en mano de obra. Otras veces se quedaban cortos porque el evento fue muy bueno, pero hicieron falta manos, pudimos haber vendido mucho más. No generaban ese punto donde pudieran estar satisfechos con el número de personas programadas para alinearse con el presupuesto.

“Valoramos mucho el soporte permanente que hemos recibido por parte del equipo de Clonk, creo que es el principal diferenciador de esta herramienta”, además de que es un sistema que permite integrar muchas otras variables, que sin bien no son su principal objetivo, nos permiten tener una mejor gestión del negocio.

Tuvimos un muy buen proceso de implementación, con muy buen seguimiento y muy buena planeación, esto fue fundamental para lograr el éxito del proyecto y para que al día de hoy tengamos unos indicadores de uso de la aplicación muy altos.

Hoy tenemos más transparencia en los pagos de la gente, podemos guardar la información e identificar si hubo un problema con el pago de la nómina de alguien y darle la tranquilidad a todos de que se esta pagando realmente las horas extras y recargos que laboraron.

Logramos un ahorro de tiempo cada semana en la elaboración de las mallas horarias y tener la trazabilidad frente a la autorización de los tiempos que se generan en tienda, porque nos pasaba mucho que se tenían que devolver a validar que pasó X día en X tienda, porqué se quedaron hasta tarde?, quién autorizó?, no hay correo electrónico autorizando, nadie validó. El poder tener el flujo de aprobaciones que tenemos ahora en línea ha reducido el tiempo que dedicábamos en esta y muchas otras tareas.