Gestionamos tu información con mucho cuidado

Última actualización Octubre 01 de 2022

La privacidad de tu información es de gran importancia para nosotros. Sólo accederemos a tu información para ayudarte con un problema o para corregir algún fallo en nuestro software. Nosotros mantenemos registro de todos los accesos a todas las cuentas por dirección IP, de forma que siempre podamos verificar que no ocurran accesos sin autorización durante el tiempo que se almacenan dichos registros.

Política de tratamiento de datos personales de la sociedad Cosmos Consultoría S.A.S.

Objetivo y alcance

La presente política regula el tratamiento de los datos personales de nuestros aliados, empleados, contratantes, contratistas, proveedores, usuarios, clientes, consumidores y de cualquier persona cuyos datos personales sean o vayan a ser tratados (en adelante se denominarán Titulares o Titular) por la sociedad COSMOS CONSULTORÍA S.A.S. (en adelante COSMOS) identificada con el NIT 900.669.792-1, domiciliada en Medellín, Antioquia, en calidad de Responsable y/o Encargado del tratamiento, y tiene como finalidad garantizar los derechos de los Titulares, informar los mecanismos y procedimientos para hacer efectivos esos derechos, preguntas, quejas y reclamos y dar a conocer el tratamiento al que será sometida toda su información personal (en adelante denominada Datos Personales) dentro de la actividad comercial y la finalidad del mismo, ajustándose a la normativa vigente en Colombia.

Autorización

Obtendremos tu consentimiento como Titular de los Datos Personales antes de recolectarlos, el cual podrán consultar o verificar tú y cualquier autoridad competente.

Para ello, te solicitaremos previamente la confirmación de que cuentas con el consentimiento de los empleados en tu empresa para el tratamiento de sus datos personales en los diversos escenarios en los cuales los obtenemos, tanto de manera física como digital.

En los casos en que tratemos Datos Personales que sean transmitidos o transferidos por terceros, será única y exclusiva responsabilidad del tercero obtener todas las autorizaciones por parte de los Titulares de los Datos Personales para que COSMOS pueda tratarlos con las finalidades aquí contempladas.

Tratamiento

En el desarrollo de nuestras actividades recolectaremos, utilizaremos, administraremos, almacenaremos analizaremos, anonimizaremos, indexaremos, segmentaremos, realizaremos perfiles, compendiaremos, procesaremos, transmitiremos, transferiremos, efectuaremos verificación de tus datos personales, efectuaremos cobros y compartiremos información con centrales de riesgos, en caso de que esto sea necesario y, en general, realizaremos diversas operaciones con tus datos personales.

Tus datos personales tratados por nosotros, estarán sometidos únicamente a las finalidades que se señalan a continuación o las que sean autorizadas por ti como titular.

Finalidades

COSMOS y quienes, previa autorización tuya, tengan acceso a tus Datos Personales por Ley, contrato u otro documento vinculante, realizaremos el Tratamiento con las siguientes finalidades: (i) Darte soporte con un problema o corregir algún fallo en nuestro software; (ii)Construir bases de datos segmentadas; (iii) Realizar actividades de archivo, actualización, almacenamiento y procesamiento de información, sea por sí mismo o a través de terceros con quienes se contrate a tal efecto; (iv) Ofrecer programas de fidelización; (v) Informarte la existencia de nuevos productos y servicios, propios y de terceros; (vi) Precisar, analizar y optimizar los productos y servicios existentes y futuros, propios y de terceros; (vii) Exportar información sobre el recurso humano, riesgos crediticios y el control y prevención del lavado de activos; (viii) Llevar a cabo análisis estadístico de los datos recolectados para optimizar el funcionamiento del servicio prestado; (ix) Para garantizar la efectividad y seguridad de las transacciones que se lleven a cabo por el Sitio Web o Aplicación Web de COSMOS ; (x) Para cumplir a cabalidad con los contratos o transacciones celebrados con los Suscriptores, clientes y Usuarios, de acuerdo con sus finalidades para ofrecer los productos y/o servicios de COSMOS; (xi) Para complementar la información y, en general, adelantar las actividades necesarias para gestionar las solicitudes, quejas y reclamos presentadas por los usuarios y por terceros, y direccionarlas a las áreas responsables de emitir las respuestas correspondientes; (xii) Para enviar información y ofertas comerciales de los servicios de COSMOS, así como realizar actividades de mercadeo y/o comercialización de productos y/o servicios que preste o que pudiera llegar a prestar u ofrecer; (xiii) Para elaborar estudios de mercado, estadísticas, encuestas, análisis de tendencias del mercado, encuestas de satisfacción sobre los productos o servicios de COSMOS (xiv) Para la transmisión de datos personales a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con el objeto de realizar y cumplir con el producto y/o servicio ofrecido a través de COSMOS para fines comerciales, administrativos y/o operativos; (xv) Para gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables; (xvi) Para identificar a los usuarios cuando ingresen a su Sitios Web; (xvii) Para proceder a la facturación y cobro del producto y/o servicio; (xviii) Para compartir los Datos Personales con empresas de servicios o empresas de “outsourcing” que contribuyan a mejorar o a facilitar las operaciones a través de COSMOS, dentro de las que se incluyen, medios de pago, seguros o intermediarios de la gestión de pagos, compañías de transporte y mensajería, agencias de publicidad, entre otros; (xix) Realizar la transmisión o transferencia de los datos con terceras personas jurídicas o naturales; (xx) Para investigar, prevenir, o actuar en caso de actividades ilegales, sospecha de fraude, situaciones que involucren la seguridad física de alguna persona, violaciones a nuestros Términos de Servicio, o algún otro caso requerido por la ley; (xxi) Si COSMOS es adquirido o se fusiona con otra compañía – no planeamos hacerlo, pero por si acaso – notificaremos al Titular antes que alguna información sea transferida y termine sujeta a una política de privacidad diferente.

Velaremos porque las políticas de los terceros que accedan, transmiten, transfieren o traten los Datos Personales, tengan estándares similares a los de la presente Política, mediante la firma de acuerdos, convenios y/o contratos.

Derechos del titular

Como titular, cuentas con los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada;
• Ser informado, acerca de los usos o tratamiento otorgado a los datos personales del titular, previa consulta por parte de éste;
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás disposiciones legales sobre la materia, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo directo;
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, y;
• Acceder en forma gratuita a tus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Podrás ejercer tus derechos presentando tu cédula de ciudadanía o cualquier documento de identificación. Asimismo, podrán ejercer tus derechos tus representantes, aportando el documento que los faculta para ello.

Contenido de la información

Para el desarrollo de nuestras actividades comerciales y la correcta prestación del servicio que ofrecemos, recolectaremos la información que a continuación se describe:

• Usuarios: Información de identificación personal y laboral, incluida pero no limitada a: nombres y apellidos, número de cédula o identificación, fecha de nacimiento, edad, foto, teléfono, dirección, fecha de ingreso a la compañía, tipo de contrato, salario y otro tipo de información que permita identificar a los usuarios.
• Suscriptores: Información para contratar los servicios, a saber: Nombre de la compañía; NIT; Dirección; Nombres y apellidos del representante legal; número de cédula o identificación; Dirección de correo electrónico; Número telefónico; Datos relacionados con el medio de pago; Cualquier otra requerida para la prestación de los servicios.

Nuestros productos y servicios ofrecidos van dirigidos a mayores de edad, por lo anterior, los menores de edad, deberán abstenerse de suministrar información personal para ser incluida en nuestras bases de datos.

Datos sensibles

En la ejecución de nuestros servicios, recolectaremos y trataremos Datos Sensibles, tales como, pero sin reducirse a: (i) Imágenes, fotografías y/o grabación de voz; (ii) información relativa a salud, género y, en general, iii) información cuyo Tratamiento puede involucrar la discriminación de los Titulares.

En dichos casos, los datos serán tratados con los estándares de seguridad más altos.

No trataremos datos sensibles de menores de edad, definidos éstos últimos por la Ley 1581 de 2012 como aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen afiliaciones sindicales, el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, morales o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición.

Procedimientos

Con el fin de que puedas ejercer tus derechos, implementaremos los siguientes procedimientos.

Para atender cualquier duda, consulta, queja, pregunta, reclamación o solicitud de cualquier tipo de información relacionada con sus datos personales, particularmente, para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato o revocar la autorización otorgada, deberás contactarse con nosotros, mediante un correo electrónico que deberá ser dirigido a: sopo[email protected], teniendo en cuenta las siguientes condiciones:

a. Consultas

Contamos con mecanismos adecuados para que puedas realizar consultas, suministrándote toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con tu identificación como titular.

Atenderemos las consultas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, le informaremos al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, con los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

b. Reclamos

Cuando consideres que la información contenida en nuestra base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertas el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y las normas que lo reglamentan o complementan o cuando quieras revocar la autorización del tratamiento de datos personales otorgada, podrás presentarnos un reclamo, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo lo deberá presentar el Titular, sus causahabientes o su representante, en el o los formatos que para tal efecto propone COSMOS. Si el reclamo recibido no cuenta con tu identificación como Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y pruebas del reclamo, te contactaremos dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción para que subsanes las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que presentes la información requerida, se entenderá que has desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos que mantiene COSMOS una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuera posible atenderlo dentro de dicho término te informaremos antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá tu reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Para todos los efectos, la solicitud de supresión de datos y la revocatoria de la autorización del tratamiento de datos, se tramitarán como un reclamo y a éstos les aplicarán los términos indicados en el literal b, anterior, de la presente Política.

c. Supresión

Tienes el derecho, en todo momento, a solicitarnos la supresión (eliminación) de tus Datos Personales cuando consideres que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012; hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados o; se haya superado el período necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por ti en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por COSMOS. Sin embargo, podremos negarlo cuando el tengas un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos; la eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, a investigación y persecución de delitos o a la actualización de sanciones administrativas o; los datos sean necesarios para proteger tus intereses jurídicamente tutelados; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por ti.

d. Revocatoria de la autorización

Puedes revocar el consentimiento al tratamiento de tus Datos Personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal. Para ello, estableceremos mecanismos sencillos y gratuitos que te permitan revocar tu consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.

Puedes revocar la autorización total o parcialmente, para ello, siempre deberás indicar con cuál tratamiento no estás conforme.

Transferencia y transmisión de datos

Como titular, autorizas expresamente a COSMOS para transferir y/o transmitir tus Datos Personales a terceros (aliados comerciales, proveedores, clientes, contratistas) quienes, en calidad de Responsables y/o Encargados de la información, podrán tratar los Datos Personales para realizar las gestiones que resulten necesarias para que COSMOS pueda brindarte productos y/o servicios de alta calidad.

En cualquier caso, el tercero que reciba los Datos Personales transferidos o transmitidos por COSMOS, estará obligado a ajustarse a esta Política de Tratamiento y al estricto alcance de la autorización que previamente haya dado el Titular de los datos para realizar su respectivo tratamiento.

Nuestro sitio web es operado en Colombia. Si estás localizado en otro país, por favor ten presente que cualquier información que nos suministres será transferida a Colombia. Al usar nuestra aplicación, participar en alguno de nuestros servicios y/o suministrarnos tu información, estás aprobando esa transferencia.

Todos aquellos casos en que transfieras o transmitas Datos Personales de terceros a COSMOS, deberás ajustarse estrictamente a este Política y tendrás que haber obtenido previamente las autorizaciones necesarias por parte de los Titulares para que COSMOS pueda realizar el tratamiento de acuerdo con todo lo aquí contemplado; en dichos casos, mantendrás indemne a COSMOS frente a cualquier demanda, reclamación o acción legal que surja en relación con o derivada de la autorización del Titular de los Datos Personales para realizar el tratamiento de los mismos.

Transformaciones, disolución, liquidación, escisión o fusión

Autorizas expresamente para compartir tus Datos Personales, incluyendo Datos Sensibles, a personas jurídicas distintas a COSMOS, que surjan como consecuencia de la disolución, fusión, escisión y liquidación de COSMOS. De esa forma, en caso que COSMOS sufra transformaciones, todos los Datos Personales, incluyendo Datos Sensibles, serán transferidos o transmitidos conforme a las disposiciones de esta Política de Protección de Datos, previo aviso de que ello sucederá.

Seguridad

Adoptaremos las medidas técnicas, tecnológicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y archivos que contienen los Datos Personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Mantendremos protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información o almacenamiento de los mismos.

Toda la información es encriptada vía SSL/TLS cuando se transmite de nuestros servidores a tu navegador. Las copias de seguridad de bases de datos también son encriptadas. La información no está encriptada mientras está en tiempo real (ya que debe estar lista para que se te envíe cuando lo requieras), pero trabajamos muy duro para asegurar tu información cuando está offline.

Contacto

Para atender cualquier inquietud, consulta, queja, reclamo o solicitud de cualquier tipo de información relacionada con tus Datos Personales, particularmente, para ejercer tus derechos como Titular de los Datos Personales suministrados a COSMOS, podrás contactarse con el área de Servicio al Cliente, mediante el envío de un correo electrónico a [email protected]

Modificaciones

Nos reservamos el derecho a modificar esta política en cualquier momento y sin previo aviso. Toda modificación entrará en vigencia y tendrá efectos frente a los terceros relacionados desde su publicación en el canal correspondiente.

Vigencia

La presente política de datos entra a regir a partir del día 1° de Octubre de 2022.

Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en la base de datos de COSMOS, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política, para las cuales fueron recolectados. De este modo, la vigencia de la base de datos está estrechamente relacionada con las finalidades para las cuales fueron recolectados los datos personales.

Cuando el Usuario cancela su cuenta, nos aseguramos que nada permanezca almacenado en nuestros servidores después de 30 días.