Estamos orgullosos de ayudar a transformar la manera de hacer gestión humana

Cómo Clonk se convirtió en uno de los insumos más importantes para nuestra área de Recursos Humanos

Ricardo es el Director de Recursos Humanos de Firehouse, una reconocida cadena de hamburguesas y alitas 100% colombiana. Está encargado de asegurar el recurso humano de la empresa, el bienestar, la capacitación, la disponibilidad y la programación en los puntos de venta para suplir las necesidades del servicio que se tienen en la operación.

Firehouse está implementando desde el 2017 un plan estratégico mucho más amplio y visionario en su crecimiento, con los puntos de venta adicionales que han abierto y que van continuar abriendo, surgen más necesidades y más actividades relacionadas con el recurso humano. “Clonk nos ha acompañado en nuestro plan de crecimiento, entre más locales abrimos, más control de la programación de turnos, de la gestión del personal y de los costos de la nómina necesitamos, además de contar con herramientas que faciliten la liquidación de los pagos y demás compensaciones de los empleados, algo que también hemos suplido con Clonk”.

Ricardo también ha visto el crecimiento que ha tenido Clonk como Software de Recursos Humanos, cuando llegó a Firehouse solo tenía la funcionalidad de cuadros de turnos, ahora es una herramienta más integral que además les brinda la tranquilidad de gestionar las novedades y el cálculo de nómina. “Si un empleado se incapacitó sé que no tengo que anotarlo en un archivo aparte, sino que en tiempo real se hace desde la aplicación, el administrador de cada punto de venta registra las novedades como incapacidades, cambios de turno, licencias por duelo, etc. Yo me despreocupo porque sé que al final del mes al exportar el reporte tiene todas la novedades listas para ser liquidarlas”. Adicional a las novedades, la aplicación calcula de manera automática los recargos de ley para que el reporte para el pago salga listo para subir al software de nómina. “Antes tenía que sacar de los horarios día por día y empleado por empleado todas las horas para poder calcular nómina, me gastaba un día entero para tenerlo listo, ahora gasto entre una y dos horas para tener lista las novedades de todo un mes para todos los empleados de la empresa”.

Clonk se ha convertido en uno de los insumos más importantes para el área de Recursos Humanos en Firehouse, la programación de los empleados en los diferentes puntos de venta pudo delegarse a cada administrador para que haga su propia gestión de su personal y les permite hacer cambios en tiempo real que van actualizando con lo que pasa en el día a día y ha permitido tener control en los costos de la nómina.

“La atención a través del chat de soporte ha sido muy buena y rápida, la aplicación está en constante cambio y escuchan las solicitudes que hago para mejorar o incluir cosas que necesitamos”.

Cómo la digitalización de procesos mejoró el control sobre los costos de mano de obra

Ismenia Restrepo es la Directora de Operaciones a nivel nacional para los parques de diversiones de Happy City que encontramos en casi todos los centros comerciales del país. Lleva 26 años trabajando para la compañía y ha vivido la experiencia de desempeñar muchos cargos desde ser Promotora hasta llegar a la Dirección de Operaciones.

Happy City llevaba los proceso de programación de cuadros de horarios, registro de entradas y salidas de turnos y cálculo de nómina de manera manual y en planillas físicas para los 40 parques que tiene en el país, además de la operatividad que esto requería, los procesos estaban desconectados y era muy difícil consolidar la información. Cada Administrador de un parque hacía los horarios para la semana siguiente en hojas de papel, luego pasaron a hacerlos en Excel, los imprimían y publicaban en la cartelera de empleados para que cada uno anotara sus turnos. A pesar de que pasar al Excel mejoró esta actividad, todavía les tomaba hasta 10 horas a la semana hacer horarios en los parques más grandes donde trabajan hasta 50 promotores y hacer cambios para responder a las novedades era muy complicado. Cuando empezaron a usar Clonk pudieron automatizar los cuadros de turnos y ahora les toma menos de una hora a la semana tener su programación lista. Ahora los líderes de zona puedan revisar los horarios de los parques que tienen a cargo y pueden tomar medidas con anticipación y balancear las cargas de acuerdo con las proyecciones de ventas.

Recoger la información y calcular la nómina era el gran dolor de cabeza de Ismenia, cada parque debía pasarle la planilla firmada con las horas de entrada y salida de cada empleado para que ella realizara la revisión y cálculo para el pago. Cada quincena debía llevarse este trabajo a la casa y si encontraba un error debía esperar hasta el otro día para que el administrador corrigiera y le enviara nuevamente la planilla. Ahora no revisa nada manualmente, no trasnocha ni se estresa cuando hay nómina. Ahora revisa los reportes e indicadores que tiene en Clonk: En qué parques y quienes son las persona que están generando más horas extras, las razones por las que se trabajó más de lo programado, la distribución en días de semana vs fines de semana y cómo está programada la gente de acuerdo con las ventas esperadas, todo esto le ha permitido tener un mayor control sobre el costo de su mano de obra siendo una de las variables más significativas para su empresa.

Cómo logramos rápidamente la adopción de una herramienta para automatizar el cálculo de la nómina

Luz Estela Rivera lleva seis años siendo la contadora de Black Pepper y es responsable también de los procesos de nómina y seguridad social.

Antes de conocer Clonk había trabajado con dos programas para las marcaciones de entrada y salida de turnos, sin embargo el procesamiento de la información y el cálculo para sacar las horas extras y los recargos debía hacerlo de manera manual, pasarlo a una hoja de excel y hacer los respectivos cálculos. Para Luz Estela algunas de las cosas más valiosas que encontró en Clonk ha sido la calidad del servicio, la comunicación directa con el equipo de soporte y la rapidez en la respuesta, logrando que la adopción de la herramienta por parte de los empleados del restaurante fuera muy rápida y que el reporte que debe cargar en su software para el pago de nómina estuviera listo de acuerdo con sus condiciones y requerimientos para la liquidación.

“Ya no dedico medio día ni me estreso cada quincena para tener lista la nómina, ahora tengo la seguridad y confianza de que la información que descargo de Clonk está lista y bien calculada”. Para ella fue una decisión inteligente invertir en Clonk, les permitió olvidarse de tanta operatividad y poderse dedicar al análisis de la información que realmente hará que el negocio sea más rentable.

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