Flujo de aprobación de tiempo extra

Por: Laura Serrano

Diciembre 2021

Una nueva funcionalidad llega a Clonk; se trata del flujo de aprobación de tiempo extra, con la que podrás tener un mayor control en tu negocio, además de facilitarte el trabajo. Debes saber que, cuando activas esta función, podrás definir la cantidad de horas a partir del cual será necesario que alguien de tu equipo apruebe tiempo extra. Por ejemplo, si defines este valor como 1 hora, cada que algún colaborador de tu empresa trabaje un turno en el cual se haga más de 1 hora extra, alguien de tu equipo deberá aprobar este tiempo suplementario.
Para poder hacer uso de la herramienta, lo primero que debes hacer es definir unos motivos de tiempo extra, esto lo podrán hacer las personas que se desempeñan como Jefes de Zona, Gerentes de Distrito o Directores de Operaciones o cargos afines, siguiendo estos pasos:

Clic en “Parámetros”
Clic en “Motivo tiempo extra”
Agregas los motivos por los cuales se puede generar tiempo extra en el negocio; por ejemplo, entrega de informes, evento, inventario; además puedes crearle un código, aunque esto es opcional.
Clic en crear y listo. Recuerda que estos motivos los podrás eliminar o editar cuando desees.

Una vez definidos los motivos para tiempo extra, los encargados de la revisión de tiempos en los puntos de venta o sucursales podrán seleccionar el motivo por el cual se generó el tiempo extra al momento de hacer la revisión y el cierre del turno, como se muestra en la imagen de abajo.

Los Jefes de Zona, Gerentes de Distrito o Directores de Operaciones o cargos afines podrán consultar en la sección «Aprobación de Tiempos» del módulo «Reportes» aquellos turnos que superaron la cantidad de tiempo extra definida para aprobación. Esta consulta les entregará detalles del empleado, el turno y los motivos del tiempo extra generado. Y por supuesto, tendrán la opción de aprobar o rechazar este tiempo para cada uno de los turnos.

Es importante mencionar que, si no te permite aprobar o desaprobar las horas extra, es porque el Administrador o Supervisor de Sucursal ha revisado los turnos ni se cerrado los candados; por lo tanto, aún no ha asignado un motivo de tiempo extra.

Ahora bien, si quieres conocer si las horas extra fueron aprobadas o rechazadas, solo deberás irte a “Reportes” > “Horas de trabajo”, seleccionas el empleado o todos los empleados, según tus necesidades, pones el rango de fechas y das clic en generar.

Una vez realizado esto, te desplazas hasta la tabla de reporte y en la casilla de observaciones aparecerá un icono de advertencia amarillo, si el tiempo extra fue rechazado o un icono de check, en verde, si estas horas extra fueron aprobadas. Así todos podrán realizar un correcto seguimiento y estar enterados de dichas novedades.

Recuerda que con Clonk puedes gestionar a tu personal de manera ágil y sencilla. Si quieres conocer más sobre horas extra, te invitamos a que conozcas Cómo liquidar horas extras en Colombia.