5 errores que se cometen al programar turnos de trabajo

Por: Angela Medina

Febrero 20 de 2023

Está demostrado que una buena programación de los turnos de trabajo de tus empleados es una de las mejores cosas que puedes hacer para mejorar su experiencia en la empresa, incrementar el enganche y potenciar los niveles de servicio. Las cifras de rotación laboral en las empresas que usan Clonk nos muestran que esta tiende a disminuir cuando en los horarios de trabajo, los administradores tienen en cuenta las preferencias de las personas, los permisos que necesitan y el acumulado de horas extras y nocturnas que han hecho durante las semanas anteriores.

A veces no le damos la importancia que se merece a la actividad de hacer los horarios de trabajo. Con este artículo queremos recalcar el gran valor que tiene para los empleados y para la rentabilidad de tu empresa. Tener una programación adecuada de los turnos de trabajo impulsa la experiencia del empleado. Una buena experiencia del empleado impulsa la satisfacción del cliente. Y al final, un cliente satisfecho impulsará las ventas y la rentabilidad de tu negocio.

La próxima vez que vayas a programar un horario de trabajo o cuadro de turnos, ten en cuenta estos errores comunes que seguro harán sentir frustrados a tus empleados:

1. Que la cantidad de personas programadas no coincida con la demanda esperada

¿Te ha pasado que a veces sientes que se quedan clientes sin atender? ¿O que otras veces hay muchos empleados sin mucho que hacer porque el negocio está vacío? Estas situaciones claramente no son ideales y te están haciendo perder dinero, por eso es fundamental alienar la programación de turnos de tus empleados con la demanda esperada de clientes.

Para esto existen herramientas tecnológicas que cuentan el número de personas que entran a tu tienda, o que se atienden en un servicio de salud, o que hicieron una compra. Con esta información se podrán hacer pronósticos que te mostrarán la afluencia que puedes esperar en el futuro, día a día, hora a hora.

Con estos pronósticos a la mano, los turnos de trabajo de tus empleados podrán ser programados basándose en datos y no solo en la intuición. Podrás asegurar que cuentas con las personas adecuadas, evitarás las sobrecargas, disminuirás las horas extras, mejorará la atención, se incrementarán las ventas y por lo tanto tu empresa será más rentable.

2. Tener un tratamiento preferencial con algunos empleados

Todas las personas queremos sentir que somos igualmente valorados en el trabajo y por fuera también, es algo que hace parte de nosotros como humanos. Por eso resulta tan dañino para la moral de las personas sentir que existen preferencias sobre algunos compañeros. Si en tu empresa solo algunos tienen los mejores turnos de trabajo, les dan más permisos y les pasan de largo sus faltas, los más seguro es que el ambiente laboral esté muy deteriorado.

Es muy importante eliminar todas las preferencias que puedan existir en los horarios de trabajo. Hay que revisar con lupa el proceso, porque puede ser que ni siquiera seamos conscientes de que se está recargando a algunas personas, y que ellos sientan esto como que se está teniendo un tratamiento preferencial con otros. Es muy común que quien está a cargo de hacer la programación de turnos, tenga otras mil tareas administrativas que hacer también. Por lo tanto es probable incurrir en errores y olvidos que cuando pasan una vez, puede que no sea relevante, pero cuando se vuelve frecuente terminarán por desmotivar a los empleados.

Por eso recomendamos buscar una herramienta para la gestión de turnos y horarios. De esta manera se eliminan de raíz las preferencias porque el software nop sabe de favoritismos, y además tiene en cuenta todas las variables que necesitas cubrir en tu empresa, tiene en cuenta también las necesidades, requerimientos y novedades del personal, y permite hacer seguimiento y cambios de una manera fácil y rápida.

3. No llevar la cuenta de los descansos y permisos solicitados

El descanso también es inherente a nuestra condición como humanos. Por eso es tan importante brindar flexibilidad a tus empleados, en especial cuando ellos deben trabajar en las noches o en fines de semana.

Implementar un sistema en el que las personas puedan solicitar con anticipación sus permisos y descansos, permitirá tenerlas en cuenta a la hora de hacer la programación de sus turnos de trabajo y que no se pierdan o se nos olviden entre las muchas cosas que se deben hacer. Sin embargo esto no es suficiente, debemos ser claros con las normas sobre la anticipación de estas solicitudes y ser asertivos en la comunicación cuando no podemos otorgarlos. Este sistema también permitirá eliminar las “rifas” cuando se trata de distribuir los fines de semana o festivos entre todos.

4. Confiar solamente en el Excel para programar y rotar los turnos de trabajo

Lo más común que encontramos entre las empresas es que continúan haciendo la programación de turnos de trabajo en cuadros de Excel. Y esto puede funcionar bien cuando tenemos un equipo de trabajo pequeño, no hay rotaciones y tienes una sola una sede. Pero cuando esta no es la situación, seguir usando Excel para crear horarios de trabajo se convierte en una bomba de tiempo.

Excel es sin duda una herramienta poderosa para la gestión de datos, pero se queda corta para la programación de horarios y turnos rotativos complejos como pasa en las industrias de la salud, en restaurantes, hoteles y centros comerciales, entre otros.

Por esto va adquiriendo cada vez más importancia poder contar con un software para la programación de horarios y turnos rotativos. Busca una herramienta que gestione todas las variables de lo que necesitas para dar la cobertura necesaria en tu empresa, y además tenga en cuenta todo lo relacionado con tus empleados: habilidades, disponibilidad horaria, permisos, vacaciones solicitadas, horas extras y nocturnas acumuladas, y todas las reglas de rotaciones establecidas.

5. Ser muy permisivos con el cumplimiento de los turnos de trabajo

Esta es otra de las situaciones que se presta para que los empleados piensen que existen favoritismos. Cuando no somos claros con las políticas de asistencia y puntualidad, y además dejamos pasar las faltas, será muy complicado crear una cultura de compromiso y respeto. Y esto es fundamental para el ambiente de trabajo, para los niveles de atención al cliente y para las ventas.

Hacer seguimiento a la asistencia y la puntualidad es una tarea desgastante y que a menudo evitamos para que no nos vean como la “policía” del horario, sin embargo es necesaria para asegurar que todo fluye en tu empresa según lo planeado. Existen también herramientas que se encargan de hacer esto por ti y que centralizan la información para evitar que tengas que seguir recogiendo planillas en papel, digitando datos de un lado a otro e invirtiendo mucho tiempo en cosas que puedes automatizar.

Al final lo más importante siempre será comunicar claramente las políticas de los horario de trabajo a tus empleados, hacer lo mejor que se pueda para tener en cuenta sus necesidades y que puedas usar toda tu experiencia en mejorar procesos y tomar decisiones en lugar de tener que realizar actividades manuales que podrían delegarse en una herramienta tecnológica.

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