Control de Horarios de Empleados: 5 Razones para implementarlo
Por: Angela Medina
Junio 10 de 2021
¿Cómo están registrando la hora de entrada y salida de los empleados en tu empresa? ¿En una planilla donde firman y el administrador revisa cada semana? O en una tabla de Excel donde ellos mismos registran sus horas? O puede ser que todavía usen la antigua marcada de tarjeta. En cualquiera de estos casos se requiere el cálculo a mano de las horas realmente trabajadas, es por esto que necesitas un sistema de control de horarios de empleados.
¿Sabes si los empleados reportan su tiempo con precisión y honestidad? ¿Si están calculando las horas extras sin errores y de manera equitativa? ¿Están en capacidad de procesar las horas registradas en reportes que pueda usar para detectar problemas y tomar decisiones? ¿Están preparados para presentar el Documento Soporte para la Nómina Electrónica? Un software controlador de horas resuelve muchas veces problemas de los que no se es consciente que se tienen y que se derivan del control de horario de entrada y salida de empleados. Tenemos 5 muy buenas razones por las que deberías invertir en un sistema para el control de horarios:
1. Un software de control horario de empleados ayuda a ahorrar tiempo y dinero
Estos sistemas ahorran tiempo y dinero al eliminar el trabajo que toma calcular y clasificar las horas laboradas:
La recolección de datos y los cálculos se automatizan. El computador es quien hace el trabajo, incluso la digitación de las horas de entrada y salida de turnos en un programa puede ser delegado en el reloj de control horario.
Se eliminan los errores en el cálculo de las horas. Calcular tiempos cuando tienes que tener en cuenta entradas, salidas, descansos y novedades, es difícil. Fácilmente se cometen errores, lo que significa que deberás corregirlo en la próxima nómina, si es que el error fue detectado.
Se elimina el fraude. Ya sea que los empleados se registren cuando aún no han llegado al trabajo o le piden a un amigo que los registre si van tarde. Con el sistema solamente podrán registrarse en el dispositivo que se habilite en su local, sin códigos ni tarjetas para prestarse entre compañeros.
Reduce la carga de los Gerentes o Administradores y ahorra costos en equipos especializados al realizar el registro desde un computador o tableta que tengas en tu negocio y que puedes utilizar para las demás actividades del local.
2. Un sistema de reloj control para el personal es más justo
El uso de estos sistemas ayuda con algunos de los problemas más comunes que los empleados consideran injustos.
Elimina el componente humano. Puede sonar mal decir que se elimina el componente humano del cálculo de nómina, pero realmente no lo es. El sistema no tiene sentimientos particulares sobre los empleados, solo calcula las horas trabajadas. Este nivel de equidad se requiere para ser justos en los pagos de nómina. Ningún empleado podrá acusar al sistema de favoritismos.
Da sentido de justicia a los empleados que ven a sus compañeros con problemas de impuntualidad o ausentismo. Saben que no recibirán el mismo salario que ellos y esto ayuda con la moral de los empleados.
3. Los sistemas de control de horarios de empleados alertan sobre problemas de asistencia
El uso de estos sistemas brinda acceso rápido a informes que muestran los problemas de asistencia antes de que se salgan de tus manos, como retrasos repetitivos o ausencias sistemáticas (por ejemplo un empleado que siempre está “enfermo” los viernes), etc.
Estudios estiman que alrededor del 3% de los empleados se ausenta en un día determinado.
Estas ausencias les cuestan a los empleadores aproximadamente el 21% de su nómina.Los problemas de ausentismo son importantes porque:
Los costos de mano de obra temporal para remplazar empleados ausentes aumentan los gastos, tanto en salarios como en el tiempo necesario para capacitar estos empleados temporales.
La moral de los empleados puede verse afectada. Ver que se presentan ausencias repetitivas de los mismos empleados puede generar resentimientos en aquellos que deben cubrir el trabajo adicional de los compañeros que faltan o son impuntuales.
Las ausencias cuestan dinero . Al quedarse cortos de personal pueden perderse ventas por falta de atención al cliente.
4. El controlador de horas muestra los costos laborales en tiempo real
El registro de horas en planillas de papel o en Excel se convierte en una verdadera molestia cuando se quiere saber cuánto está costando la mano de obra. A veces se omite o se descuida la búsqueda de datos utilizando métodos manuales.
Entender cómo se comportan los costos de mano de obra relacionados con el tiempo brinda información valiosa para tomar decisiones y hacer cambios. Los sistemas de control de horarios muestran:
Qué empleados o puestos ocupan más tiempo. Dependiendo de la forma en que se organice el horario de los empleados, se visualizan los detalles sobre qué área de trabajo le está costando más a su empresa.
Donde están aumentando las horas extra. ¿Qué empleados de la empresa requieren más horas extras para hacer su trabajo? Ese tipo de información puede ayudar a tomar decisiones sobre la necesidad de contratar más empleados o tomar medidas con quienes no están alcanzando el nivel de productividad que necesita su cargo.
Entender cuál es el valor su nómina en función de tiempo y ventas. ¿El presupuesto de ventas no se cumple pero las horas de mano de obra le parecen altas? Esto es un problema y solamente podrá analizarlo si tiene los datos del tiempo trabajado de sus empleados.
5. Los sistemas de control horario permiten tener un valor de nómina preciso
Ya hemos hablado sobre cómo un software de control de horarios de empleados ayuda a ahorrar dinero automatizando el registro de horas laboradas, ahora hablemos de cómo mantienen el cálculo de la nómina precisa.
Tienen en cuenta las políticas de nómina. Dependiendo del sistema que utilice, puede incluir sus políticas y eliminar los errores humanos. Novedades como descansos remunerados, vacaciones e incapacidades se calculan automáticamente sin que el personal de nómina tenga que revisar registros pasados ni hacer cuentas manuales.
Se puede integrar con un software de nómina reduciendo gastos en papel, procesamiento de información e impresiones.
Se reducen los errores. Estudios estiman que los errores en el cálculo manual del tiempo laboral les cuestan a las empresas hasta el 10% del total de sus costos.
Los registros del tiempo laborado por los empleados pueden almacenarse en la nube por el tiempo que lo necesite, si requiere una auditoría o revisión podrá acceder a la información cuando quiera.
Es muy probable que al comienzo en su empresa tenga pocos empleados y pueda manejar sus procesos a mano y en hojas de papel, pero a medida que su negocio crece (que es el objetivo que todos tenemos), va a requerir un cambio. Cuando las cuentas de las horas trabajadas por sus empleados, novedades, turnos y descansos se vuelven imposible de controlar en su cabeza, es hora de implementar un software de control de horarios de empleados.
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