5 maneras de reducir las horas extras en tu empresa

Por: Angela Medina

Enero 10 de 2023

Las horas extras representan un costo adicional importante para las empresas, en especial aquellas donde la gran parte de las personas trabajan por turnos y están de cara a los clientes, como los asesores de ventas en centros comerciales, o el personal de salud. Además del aumento en costos de la mano de obra, la asignación excesiva de horas extras tiene mucho que ver con los niveles elevados de “burnout” o desgaste laboral que estamos viviendo hoy.

Por eso queremos compartir contigo 5 sencillas maneras de reducir las horas extras en tu empresa:

1. Alinea los turnos de trabajo con los picos de atención o demanda

Normalmente las horas extras se presentan cuando tenemos una alta demanda en nuestro negocio, lo que dice que nuestra empresa está teniendo éxito y estamos generando más ingresos. Genial, cierto! Pero puede pasar que si no programamos de manera adecuada a nuestra gente, gran parte de esos nuevos ingresos se vayan al pago de horas extras. Adicional como ya lo dijimos, trabajar muchas horas extras puede llevar a las personas al «burnout» o incluso a cambiar de trabajo.

Crear una programación de turnos de trabajo óptima, que coincida con los picos esperados de atención de mi negocio, y que además permita hacer seguimiento a los costos y muestre cuándo se debería contratar a una nueva persona en lugar de seguir pagando horas extras, no es una tarea fácil. Aprender a programar horarios de trabajo nos asegura que vamos a contar con la cantidad adecuada de personas cuando lo necesitemos, evita que en los momentos de alta demanda se queden clientes sin atender, y que cuando las cosas van lentas no tengamos a demasiados empleados sin mucho que hacer.

Una programación de horarios de trabajo que tenga en cuenta los picos de atención del negocio, y que además permita hacer seguimiento a las horas extras, hacer cambios fácilmente, tener en cuenta permisos o novedades y encontrar rápidamente a esa persona que puede cubrir un turno vacante, es casi imposible de hacer a mano o en Excel. Para esto existen herramientas o software para la gestión de turnos de trabajo que hacen el trabajo por ti.

2. Asegúrate que tus empleados estén siempre bien capacitados

Es posible que no veamos la relación entre capacitación y aumento de las horas extras de una forma tan implícita como deberíamos. Y no es precisamente porque a alguien le tome más tiempo hacer su trabajo cuando no sabe algo.

Cuando un empleado se destaca en sus labores o es el que más experiencia tiene, probablemente es al que más horas extras se le asigna. Como administradores confiamos que es el único que puede hacer una actividad importante, o es el que mejor atiende, o el que más vende. Sin esa persona sentimos que nuestro negocio no funciona igual y la hacemos responsable muchas veces de cubrir a los demás. Si ya caíste en cuenta de que esto está pasando con alguien, es muy posible que el agotamiento ya se esté dando en esa persona.

Qué pasa si esa persona se va de vacaciones, o renuncia o tiene una incapacidad? Repartir de manera equitativa las horas de trabajo y las responsabilidades entre todas las personas es una manera de reducir las horas extras, por eso es tan importante capacitar continuamente a todo tu equipo de trabajo, para que todos alcancen ese nivel de conocimiento deseado.

3. Proporciona recursos tecnológicos a tu equipo de trabajo

Así como tener los conocimiento adecuados ayuda a disminuir las horas extras, contar con los recursos adecuados también. En las industrias como las de salud, restaurantes y retail, donde los horarios de trabajo son extensos y los 7 días de la semana, no solo los empleados tienen que atender gente, también tienen que hacer una cantidad de actividades manuales y administrativas que consumen mucho de su tiempo.

Si proporcionamos herramientas tecnológicas a nuestro equipo de trabajo, vamos a lograr reducir o eliminar algunas de estas actividades. Vamos a asegurar que puedan enfocarse la mayoría del tiempo en su trabajo de verdad. Por ejemplo: podemos acabar con muchas reuniones innecesarias con una herramienta de comunicación asincrónica, podemos agilizar el proceso de liquidación de horas extras con un aplicativo para registrar la asistencia que calcule todo de manera automática, o podemos tener un software para capacitar a nuestra gente que nos ayude a entender su ritmo de aprendizaje y evaluar sus conocimientos.

4. Realiza un seguimiento para identificar el porqué de las horas extras

Si cada vez que hay que pagar la nómina te sorprende la cantidad de horas extras, es hora de adelantarse al corte de la quincena y poder ver qué pasa en el día a día con las personas en tu negocio. Es importante poder hacer seguimiento al total de horas trabajadas que cada uno está haciendo, pero además si tienes varios puntos de venta, será muy útil poder identificar qué pasa y porqué en unos puntos se trabajan más horas extras que en otros.

Este seguimiento solo podrás hacerlo si cuentas con una herramienta de registro de asistencia y programación de turnos adecuada para tu negocio, que te alerte cuando alguien está sobrecargado de horas extras y puedas realizar los cambios en la programación de turnos de trabajo antes de que el pago de nómina vuelva a sorprenderte.

5. Establece una política clara de horas extras para tu empresa

Lo esencial es que las horas extras sean la excepción y no la regla, y que esta política se interiorice como parte de la cultura de tu empresa. Cuando lo normal es que la gente tenga que trabajar muchas horas extras, lo más seguro es que también sea normal que estén cansados, que el desempeño de su trabajo se vea afectado y que el «burnout» esté a la vuelta de la esquina.

Una política de horas extras debe estar alineada con las necesidades de tu empresa y cumplir con los máximos que nos dice la ley. Además debe ser clara en definir las reglas, indicar quiénes son los responsables de la aprobación de las horas extras, y establecer las responsabilidades de cada uno con el registro de su tiempo de trabajo. De esta manera las expectativas, normas y límites serán transparentes para todos, nuestro negocio será más organizado y rentable, y tendremos un mejor control sobre los tiempos de trabajo logrando reducir las horas extras.

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